E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer eins in der Arbeitswelt – und große Zeitfresser. Beinahe jeder hat in Schule oder Ausbildung gelernt, wie man korrekte Geschäftsbriefe schreibt, orientiert sich an den üblichen Anredeformeln und hat die Rechtschreibregeln verinnerlicht. Aber wurde jemals der richtige Umgang mit E-Mails vermittelt? Man kann bei sich selbst ansetzen und zusätzlich dafür sorgen, dass Kollegen einen effizienteren und effektiveren Umgang mit E-Mails lernen. Hier die Tipps:
Kommt man morgens ins Büro und geht als Erstes die E-Mails durch, ist die Gefahr groß, dass man sich darin verliert. Die bessere Alternative ist, mit einer der wichtigsten Aufgaben des Tages zu beginnen. Wenn man diese erledigt hat, kann man sich in Ruhe um E-Mails kümmern. Man hat schon etwas Wichtiges vom Tisch, bevor man sich durch die Post kämpft.
Ein weiterer Trick ist, jede mail nur ein einziges Mal durchzulesen und dann sofort zu entscheiden. Es gibt genau fünf Möglichkeiten:
Man nimmt den Inhalt zur Kenntnis und löscht die E-Mails.
Man legt sie sofort ab.
Man leitet die E-Mail weiter, also delegiert sie.
Man antwortet sofort auf die E-Mail. Man verschiebt die Antwort auf später, wenn sie länger als fünf Minuten dauert. Die Aufgabe als solche kommt auf die Aufgabenliste, die E-Mail wird archiviert. Bearbeitete E-Mails sollten nicht im Posteingang verbleiben. Werden sie gelöscht oder archiviert, werben sie nicht länger bei jedem Aufruf des Mailfachs um Aufmerksamkeit. Damit lässt sich ein Posteingang sehr schnell und einfach in den Griff bekommen.
Zudem empfiehlt es sich, am PC die Funktion „Benachrichtigungen bei neuer E-Mail“ zu deaktivieren und im Idealfall nur zu festen Zeiten das Postfach zu kontrollieren. Der Haus-Briefkasten wird ja auch nur einmal am Tag geleert.
Die Rechtschreibung gilt auch in E-Mails. Zur guten Form gehört die Anrede ebenso wie der Gruß. Aber: Im Gegensatz zu echten Briefen werden E-Mails vom Empfänger häufig nur überflogen. Deshalb sollte der Schreibende sich kurz und knapp fassen und sein Anliegen auf den Punkt bringen. Eine übersichtliche Gliederung (Bulletpoints, Nummerierung) hilft dabei. Wirklich lange Texte gehören in ein WORD-Dokument, und das gehört als Anhang in die Mail. Dies bietet bessere Lesbarkeit, und bei langen Texten dürfte es sich sowieso eher um Themen handeln, die noch weiterverarbeitet bzw. im Team präsentiert werden.
Wichtig ist zudem, wie im Brief, vollständig und präzise zu sein. Man sollte nicht Kollegen per E-Mail um einen Terminvorschlag für eine Besprechung bitten, sondern selber Initiative übernehmen und selber Zeit und Ort vorschlagen. Der rücksichtsvolle Mailer verzichtet darauf, alle möglichen Leute ins Cc aufzunehmen. Das ist insbesondere zu vermeiden, wenn man sich bei Entscheidungen absichern will: Dass jeder im Cc war, bedeutet noch lange nicht, dass jeder die Mail zur Kenntnis nahm. Und wenn doch unbedingt jemand informiert werden muss, der nicht direkter Adressat ist, dann sollte die E-Mail es klar benennen, zum Beispiel „Cc an Herrn Müller zur Verteilung innerhalb des Projektteams“. Das Bcc-Feld sollte man nur in einem Fall verwenden. Dann, wenn man eine E-Mail an viele Empfänger sendet, die sich nicht kennen und keine fremden E-Mail-Adressen verteilen möchte. In jedem anderen Fall wäre die Nutzung des Bcc-Felds ein Vertrauensbruch: Es ist eine verdeckte Kommunikation, doch jeder Austausch sollte transparent, offen und vertrauensvoll ablaufen.
Ein großer Teil der E-Mail-Flut entsteht über interne E-Mails. Darüber hinaus werden oft auch Inhalte versendet, die man besser über andere Kanäle kommuniziert. Hier lohnt es sich, gemeinsam Richtlinien zu entwickeln. Da jedes Team unterschiedlich arbeitet, gibt es keine allgemeingültigen Regeln: Man muss sie gemeinsam diskutieren und vereinbaren. – Und konsequent einhalten. Es geht darum, zu klären, wie man untereinander kommuniziert, welche Programme (Teams, Slack?) man für welche Zwecke nutzt, wann man überhaupt interne E-Mails versendet, ob es eine Längenbeschränkung gibt und wie man mit dem Cc- und Bcc-Feld umgehen will.
Eine Besonderheit für kleine Teams und für kleine Firmen (bis ca. 6 Leute) ist das Modell „Sammelpostfach und individuelle Absenderadresse“: Wie bei einem allgemeinen Firmenbriefkasten kann man die individuellen Maileingänge so anlegen, dass alles in ein zentrales Postfach umgeleitet wird, das von allen eingesehen werden kann. (Es handelt sich ja um Firmenpost, nicht um private Mitteilungen; das Briefgeheimnis kann man hier also einvernehmlich „ausschalten“). So haben alle Teammitglieder den Überblick über wichtige Firmenpost und nichts bleibt liegen, Urlaubsvertretung ist auf einmal ganz einfach. Die abgesendeten Mails, auch die Antworten auf Eingangsmails, haben hingegen einen individuellen Absender. Und: jeder sollte von jedem die abgesendeten Mails sehen können. Das alles erhöht die Professionalität des Teams, hilft Fehler zu vermeiden und nichts kann mehr liegen bleiben. – Natürlich sollte am Abend das Sammelpostfach leer sein; diese Vereinbarung muss gelten.
