Unbeantwortete Mails können zeitkritische Projekte verzögern oder sogar zum Scheitern bringen. Nachfolgend die häufigsten Gründe, aus denen E-Mails nicht gelesen werden oder Anfragen im Sande verlaufen.
„Aw: Re: Fwd: Wegen vorhin“ – bei so einer Betreffzeile kann das Gegenüber schon mal auf Durchzug schalten. Denn der Adressat muss entweder die E-Mail sofort abarbeiten, oder er wird sie mit an 100 Prozent grenzender Wahrscheinlichkeit niemals wiederfinden. Wörter wie „Meeting“ sollten zum Beispiel mit konkreten Daten und weiteren Schlagworten versehen, etwa so: „Meeting 03.05. – Infos, Agenda und eine Frage vorab“. Sehr nützlich, wenn im Unternehmen klare Regeln für Betreffzeilen gelten. Hier drei Beispiele, wie das aussehen kann: Kundennummer – Projektname – Thema der E-Mail Projektnummer – Kunde – Thema der E-Mail Kunde – Sachbearbeiter – Thema der E-Mail
„Ich freu mich auf Ihre Rückmeldung“ – schön und gut, bloß: Wann soll das sein? Wer keine klaren Deadlines kommuniziert, erhält in den seltensten Fällen rechtzeitig Antwort. Deshalb ist eine Antwortfrist Pflicht in Mails, die ein Projekt voranbringen sollen. Das kann ggf. sogar schon in der Betreffzeile untergebracht werden. Etwa so: „Infos für Meeting am 3.12. – bitte bis 30.11. Unterlagen einreichen“. Bei Empfängern, die man nicht gut kennt, ist dieses Vorgehen jedoch nicht zu empfehlen, da sich die Adressaten gegängelt fühlen könnten.
Viele Leute sortieren ihre Mails nach To-dos und priorisieren so. Wer aber sein Gegenüber mit einer ewig langen E-Mail erschlägt, in der sich fünf Arbeitsaufträge tummeln, wird nicht nur jedes Sortiersystem sprengen, sondern vermutlich auch längere Zeit nichts vom Empfänger hören. Deshalb: Mehrere Anfragen oder Themen in einzelne Mails aufsplitten.
Dazu muss man nicht viel mehr sagen. Zeit für Respekt ist immer.
„Haben Sie meine Mail bekommen?“ Na, wie oft haben Sie diesen Satz schon gelesen oder am Telefon gehört? Das Dämliche an dieser Rückfrage ist: Die Antwort lautet eigentlich immer „Ja“. Denn andernfalls hätte der Absender eine Warnung von seinem Mailprovider erhalten, dass die Nachricht nicht durchgegangen ist. Und dann erübrigt sich die Nachfrage. - Wenn es aber darum geht, bei einem wichtigen To-do noch einmal nachzuhaken, gibt es elegantere Wege. So kann man, wenn die kommunizierte Deadline naht, eine freundliche Erinnerungsmail schicken. In etwa so: „Denken Sie bitte noch daran, mir die Unterlagen zur Kostenkalkulation zu schicken, damit wir vor dem Meeting am morgigen Donnerstag (3.12.) alle Abteilungszahlen in ein Dokument integrieren können?“
Sicherlich lässt sich nicht jede Anfrage knapp zusammenfassen. Klar ist aber auch: Eine Mail mit 20 Sätzen hat eine geringere Wahrscheinlichkeit, schnell bearbeitet zu werden, als eine mit zwei Sätzen. Faustregel: Sollte die Mail mehr als zehn Sätze haben, ist es sinnvoll, die Nachricht mit Bulletpoints zu strukturieren und mit Fettungen zu arbeiten.
Wägen Sie also ab, ob eine Mail wirklich der beste Kommunikationsweg für Ihren Fall ist. Gerade bei eiligen Anliegen oder komplexen Anfragen ist der Griff zum Telefonhörer oder Handy eindeutig der beste Rat. Geht es um eine kurze Einschätzung eines Kollegen, können auch Teammessenger wie Slack für rasche Rückmeldung sorgen.
