Corona stellt eine Kommunikationsform auf den Prüfstand, die sich in vielen Unternehmen über Jahre ganz selbstverständlich etabliert hat. Das Meeting. Inzwischen wird es durch Video Meetings oder Telefon-Konferenzen ersetzt. Manchmal verschwindet es aber auch einfach aus dem Arbeitsalltag. Was zu der Frage führt: Welches Meeting braucht man eigentlich? Dazu die nachfolgenden Check-Points:
1. Was passiert, wenn wir das Meeting ausfallen lassen?
Wahrscheinlich erst einmal nicht viel. Manchmal werden Meetings in Unternehmen nämlich einfach nur aus Gewohnheit abgehalten und diese Gewohnheit versperrt die Sicht auf Alternativen. Was ist der Zweck des Meetings? Wenn es zum Beispiel um die Weitergabe von Informationen oder gegenseitige Status-Updates geht, gibt es dafür auch andere Wege. Das Meeting ausfallen zulassen, öffnet Räume, um über so etwas nachzudenken.
2. Was an dem Meeting brauchen wir eigentlich?
Das Meeting ist schon zwei Mal ausgefallen? Woher wissen wir, ob das richtig ist? Diese Frage ist nicht so trivial, wie sie auf den ersten Blick daherkommt. Die Reibung, die durch ein fehlendes Meeting entsteht, kann auch auf ein anderes Problem hinweisen. Etwas, dass das Meeting vielleicht en passant "miterledigt" hat. Zum Beispiel: Das Meeting war eigentlich dafür da, den Tag zu planen und Aufgaben zu verteilen. Das läuft nun über Trello, Rückfragen laufen nur noch schriftlich im Chat. Trotzdem fehlt etwas. Ist es wirklich das Meeting? Oder habt ihr Euch - kollektiv unbewusst - im Small-Talk der ersten Minuten über Eure Projekte und konkrete Stände ausgetauscht, und es ist das, was fehlt - und nicht etwa die gemeinsame Tagesplanung?
3. Welche Alternativen zu einem Meeting haben wir?
Manchmal ist das Einberufen eines Meetings ein organisationaler Reflex. Dabei gibt es so viele andere Möglichkeiten: Eine transparente Prozess-Dokumentation, die selbsterklärend ist, kurze 1:1-Absprachen oder auch Begegnungsräume, wo die Menschen automatisch in den Austausch kommen und Dinge geklärt werden können ohne Terminblocker im Kalender. Um die richtige Alternative zu finden, muss der Zweck des Meetings absolut klar sein, sonst klappt das nicht. Also, worum geht es wirklich: Informationsweitergabe, Status-Updates, Austausch und Teambuilding oder etwa Entscheidungsfindung? Wer das nicht herausfindet, kann keine Alternativen überlegen.
4. Wen können wir ausdrücklich nicht einladen?
Warum werden Leute zu Meetings eingeladen? Aus Gewohnheit? Weil sie es erwarten? Oder um uns den Rücken freizuhalten, weil sie in der Hierarchie über uns stehen? Die entscheidende Frage sollte sein: Kann diese Person substanziell etwas zum Inhalt des Meetings beitragen? Wenn das erwartungsgemäß nicht der Fall ist, muss die Person nicht eingeladen werden. Vielleicht ist sie ja ganz dankbar dafür
