Im Schnitt acht Videoanrufe pro Tag: Wer beruflich erreichbar sein muss, hat in jüngster Zeit ziemlich häufig Zoom und Co. gestartet. Das war zumindest Ergebnis einer Befragung, die im Januar 2021 von Bitkom Research durchgeführt wurde. Seitdem haben sich die Rahmenbedingungen (Pandemie) entspannt.
Das Phänomen Video-Meeting hat sich aber etabliert. Und es ist nicht davon auszugehen, dass es je wieder verschwindet. Warum auch. Es hat ja gute Seiten: geht schnell, spart Fahrtzeiten und Fahrtkosten. Dennoch sind Teilnehmer immer wieder genervt von endlosen Videomeetings. Hätte man die letzten zwei Stunden nicht in einer kurzen E-Mail zusammenfassen können? Anders gefragt: Wie kann man im Vorfeld dafür sorgen, dass ein Videomeeting gut wird?
Rahmenbedingung Nr. 1: Anzahl der Teilnehmer limitieren. Muss wirklich jeder dabei sein? Da kann die Führungskraft proaktiv durchaus zu „Abmeldungen“ auffordern. Teammitglieder sollten das Recht haben zu sagen: „In diesem Meeting habe ich nichts zu suchen.“
Rahmenbedingunge Nr. 2: Bideo-Zeit limitieren. Oft reicht eine Stunde konzentriertes Arbeiten. Vor dem Meeting sollte der schriftlich geklärt werden, was das Ziel ist. Mindestens eine Agenda sollte mit der Einladung versandt werden. Man kann auch festlegen: „Wir besprechen zu jedem Punkt 15 Minuten, danach wird aufgehört, und zwar unabhängig davon, ob wir fertig sind oder nicht.» So erziehe sich das Team im Endeffekt selbst. Dafür braucht man aber einen „Zeithüter“. Bei Meetings ab 6 Personen lohnt sich ein Moderator, der dafür sorgt, dass auch eher Introvertierte zu Wort kommen und die ausufernden Sprecher gebremst werden. Der Zeithüter soll auch mal reingrätschen dürfen, und sollte gleich zu Beginn jedes Meetings ankündigen: Wer zu lange spricht, wird unterbrochen.
Rahmenbedingung Nr. 3: Ergebnisprotokoll in Stichworten. Bewährt hat sich die gute alte „Wer tut was bis wann“- Struktur. Aus diesem strukturierten Ergebnisprotokoll ergibt sich für das Folgemeeting automatisch der Tagesordnungspunkt 1 der Agenda: wo stehen wir? Was wurde erledigt, was ist noch offen und wenn ja, warum?
Rahmenbedingung Nr. 4: Prüfen, ob ein Meeting wirklich nötig ist. Reicht ein bilaterales Gespräch oder eine bilaterale Mail? Sobald man am Mailverkauf erkennt, dass sich eine schriftliche Diskussion entwickelt, sollte man zum telefonhörer greifen und sprechen. Möglicherweise ergibt sich dann auch die Notwendigkeit eines Meetings mit mehreren.
