Teams, Webex und Zoom machen Meetings einfach. Doch ob analog oder digital: Oft finden wir diese Zusammenkünfte nicht sinnvoll oder unproduktiv. Das führt dazu, dass wir uns unwohl oder gestresst fühlen, weil uns die Zeit zum Arbeiten fehlt, oder wir unzufrieden sind, weil wir lieber etwas anderes mit unserer Arbeitszeit anfangen würden. Oder wir fühlen uns machtlos, weil wir die Souveränität über unsere Zeit nicht haben. Deshalb sollten verantwortungsvolle Team-Leader diese 4 Checkpunkte kennen:
Manchmal werden Meetings in Unternehmen einfach nur aus Gewohnheit abgehalten und diese Gewohnheit versperrt die Sicht auf Alternativen. Was ist der Zweck des Meetings? Wenn es zum Beispiel um die Weitergabe von Informationen oder gegenseitige Status-Updates geht, gibt es dafür auch andere Wege. Das Meeting ausfallen zulassen, öffnet Räume, um über so etwas nachzudenken.
Beispiel: Das Meeting war eigentlich dazu da, den Tag zu planen und Aufgaben zu verteilen. Das erledigen die Mitarbeiter aber nun auf einem Aufgaben-Board (Kanban), Rückfragen werden per Chat erledigt. Trotzdem fehlt etwas. Ist es wirklich das Meeting? Oder ist es der Small-Talk der ersten Minuten, die Zeit, wo man sich über Wetter, Urlaub und scheinbare Nebenthemen der täglichen Arbeit unterhält? Fehlt also in Wahrheit das „Socialising“ und nicht das strukturierte Meeting an sich?
Manchmal ist das Einberufen eines Meetings ein organisationaler Reflex. Dabei gibt es andere Möglichkeiten: Das oben erwähnte Aufgaben-Board zum Beispiel, eine transparente Prozess-Dokumentation, die selbsterklärend ist, kurze 1:1-Absprachen oder auch das Schaffen von Begegnungsräumen (die gute alte Teeküche am Ende des Flures), wo die Menschen automatisch in den Austausch kommen und Dinge geklärt werden können ohne Terminblocker im Kalender. Um die richtige Alternative zu finden, muss der Zweck des Meetings absolut klar sein, sonst klappt das nicht. Worum geht es wirklich: Informationsweitergabe, Status-Updates, Austausch und Teambuilding oder etwa Entscheidungsfindung? Wenn das erkannt ist, kann man die Alternativen überlegen.
Ganz ehrlich: Warum wird eine bestimmte Person eingeladen? Aus Gewohnheit. Vielleicht ist der Kollege oder die Kollegin dankbar, die gewonnene Zeit anderweitig nutzen zu können? Die entscheidende Frage sollte sein: Kann diese Person substanziell etwas zum Inhalt des Meetings beitragen? Wenn man die Frage umdreht, kommt man möglicherweise zu ganz neuen Ergebnisse: Wen müssen wir einladen, den wir bislang noch nie dabei hatten?
